Положением ЦБ РФ от 12.10.2011 № 373-П установлен новый порядок ведения кассовых операций. Согласно этому порядку руководитель организации (индивидуальный предприниматель) распорядительным документом должен самостоятельно утвердить некоторые нормы кассовой дисциплины, на которые прямо указано в Положении № 373-П. Предлагаем читателям примерный образец такого приказа (распоряжения, решения и т.п.).
Образец приказа для юридического лица
Приказ
№ ___ дата ___________
1. Определить местом проведения кассовых операций: рабочее место бухгалтера-кассира в кабинете № 401, расположенном по месту нахождения исполнительного органа ООО «Альфа» по адресу: г. _____, ул. _____, дом _____.
2. Установить лимит остатка наличных денег согласно приложению № 1 к настоящему приказу.
3. Поручить ведение кассовых операций бухгалтеру-кассиру Ивановой М.И. в соответствии с ее должностной инструкцией. 1
4. Определить представителем ООО «Альфа», уполномоченным получать с расчетного счета и вносить наличные денежные средства на счета организации в банках, бухгалтера-кассира Иванову М.И.
5. Возложить обязанности по оформлению кассовых документов на бухгалтера-кассира Иванову М.И.
6. Оформление кассовых документов осуществлять с использованием программы «1С: Бухгалтерия».
7. Установить срок выдачи заработной платы работникам организации – 5 рабочих дней, включая день получения наличных денег с банковского счета.
8. Проводить ревизии кассы:
— периодические плановые – утром в первый рабочий день каждого месяца;
— внезапные – один раз в полгода;
— при смене кассиров.
9. Определить местом хранения наличных денег – засыпной сейф в кабинете бухгалтера-кассира № 401. Сейф подлежит опечатыванию в конце рабочего дня в присутствии главного бухгалтера и охранника.
10. Сохранность наличных денежных средств при их транспортировке (получении в банке и сдаче в банк) обеспечивается предоставлением бухгалтеру-кассиру служебного автомобиля и сопровождающего лица из сотрудников организации.
11. Настоящий приказ изготовлен в трех подлинных экземплярах, местом хранения которых являются:
1 экз. – в деле «Приказы»;
2 экз. – у главного бухгалтера;
3 экз. – у бухгалтера-кассира.
12. Контроль за исполнением приказа возлагаю на себя.
Генеральный директор _______________ Петров В.В.
1) Примечание. Ведение кассовых операций руководитель может возложить на себя. При наличии нескольких кассиров для ведения кассовых операций назначается старший кассир.
Образец решения для индивидуального предпринимателя, который сам ведет кассовые операции
Решение №___
дата ___________ г. __________
На основании «Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ», утв. ЦБ РФ от 12.11.2011 № 373-П
1. Определить местом проведения кассовых операций: рабочее место, находящееся по адресу: г. _____, ул. _____, дом _____, офис _____.
3. Ведение кассовых операций, получение и сдачу наличных денег на расчетный счет в банке, обязанности по оформлению кассовых операций возлагаю на себя.
4. Установить срок выдачи заработной платы работникам – 5 рабочих дней, включая день получения наличных денег с банковского счета.
5. Проводить ревизии кассы ежеквартально в конце последнего рабочего дня каждого квартала. 2
6. Определить местом хранения наличных денег – сейфовый шкаф на рабочем месте, указанном в п.1 настоящего решения.
7. Сохранность наличных денежных средств при их транспортировке (получении в банке и сдаче в банк) обеспечиваю лично.
8. Настоящее решение издано в одном экземпляре, хранится на рабочем месте, указанном в п.1 настоящего решения.
Индивидуальный предприниматель _______________ Петров В.В.
1) При отсутствии наемных работников, а также в случаях, когда заработная плата выдается на участке, в цехе, ином месте осуществления производственной деятельности, индивидуальный предприниматель может определить местом проведения кассовых операций свое место жительства.
2) Можно установить иной срок проведения ревизии кассы.
Расчет лимита при наличии выручки
к приказу (решению) №___ от _____
на 2012 год
2. Объем поступлений за проданные товары (работы, услуги) за расчетный период: 1 200 000 рублей.
3. Период времени между днями сдачи в банк поступивших наличных денег: 7 рабочих дней.
4. Лимит остатка наличных денег: 129 230 рублей (1 200 000: 65 х 7).
Расчет лимита при отсутствии выручки
Расчет лимита остатка наличных денег
1. Расчетный период: 4 квартал 2011 года – 65 рабочих дней.
2. Объем выдач наличных денег, за исключением выплаты заработной платы, стипендий и других выплат работникам: 820 500 рублей.
3. Период времени между днями получения наличных денег в банке по денежному чеку: 7 рабочих дней.
4. Лимит остатка наличных денег: 88 361 рублей (820 500: 65 х 7).
Обратите внимание! Можно назвать, например, «Расчет лимита остатка наличных денег на 1 квартал 2012 года». Но, главное, не забыть потом устанавливать лимит на следующие кварталы.
Как правильно оформить передачу выручки из кассы удаленного обособленного подразделения в кассу головной организации?
Коллеги,у нас нестандартная ситуация,хочется сделать все правильно.
Цитата (Светлана Андреева): Коллеги,у нас нестандартная ситуация,хочется сделать все правильно.
Итак,есть обособленное подразделение,в другом регионе.Сложилось так,что договор инкассации запаздывает и принято решение инкассировать
выручку своими силами,переправить ее в кассу головной организации и отсюда сдать в банк в обычном порядке.
Поскольку кассовые книги по обособкам ведутся,как и полагается,то никак не получится,например,попросту дать эти деньги под отчет директору,
вернуть из-под отчета и сдать в банк.
Значит,не миновать 57 счета.
Какими документами я должна эту хозяйственную операцию подкрепить?
РКО Дт 57Кт 50 -и что там написать?
«Выдано такому-то для передачи выручки в головную кассу» ?
Паспортные данные,конечно,обязательно.
А что еще?
Приказ какой-то дополнительно сделать,может быть?
Ситуация-разовая,но хочется все сделать законно.Помогите,пожалуйста.
Прежде всего, здравствуйте!
Во-вторых, уточните, пожалуйста, речь идет о «директоре» всей организации, или только обособленного подразделения?
Фактически, директор берет у Вас деньги и сам несет в банк? Или все-таки реально сдает в кассу головной организации и оттуда кто-то другой (кассир-?) несет в банк?
Сдача в банк осуществляется в тот же день, или на следующий?
Если не сдавать в банк в этот же день, остаток в кассе превысит лимит?
Цитата (Светлана Андреева): Александр,здравствуйте!
1.Речь идет о генеральном директоре всей организации.
2.Деньги он действительно сдаст в кассу организации,откуда обычным порядком кассир отвезет их в наш банк.
3.Сдача в банк невозможна в тот же день (,я опасаюсь,что вообще это будет через несколько дней-потому что выходные впереди,банки не работают. То есть я на всякий случай рассматриваю ситуацию,что он вернется,например,в пятницу к концу дня и в банк мы не успеем. (Обособка,действительно удаленная,это не пригород).
4.Превышения лимита не будет ни при каком развитии ситуации,деньги решено инкассировать из других соображений.
Тогда у Вас такие варианты оформления операций.
1. Выдаете деньги генеральному директору в обособленной кассе под отчет по его «заявлению-распоряжению». Для передачи в головную кассу. Он приносит деньги туда (на следующий рабочий день или позднее) и сдает по приходному ордеру. Используем 71 счет.
Передача под отчет для сдачи в головную кассу имеет риск вызвать крайнее неудовольствие налоговиков. Реакция их малопредсказуема, но любые наказания за это незаконные.
2. Вы ему в этот день ничего не выдаете, а оставляете выручку на ночь в кассе подразделения. На следующий день либо сами несете в банк, либо в головную кассу. Использовать 71-й или 57 счета необязательно. В кассе подразделения расходник, в головной кассе приходник. Переброска между субсчетами 50-го счета. Это самый простой и понятный для налоговиков шаг.
3. Как в предыдущем варианте, но деньги отдаете генеральному директору. Поскольку его действия непредсказуемы и в кассе подразделения не могут быть уверены, что он в тот же день донесет деньги до головной кассы, лучше оформлять всё, как в первом варианте.
1.В предложенной схеме смущает следующее: не будет ли противоречия в том,что выдали мы под отчет по одной кассовой книге,а возврат проведем в другую? Или в рамках одного юридического лица это допустимо?
2.второй вариант.Я могу задним числом так сделать,в результате.
Но в период,когда деньги будут физически в пути,я не могу оставить кассу обособки без документа расходного,иначе же будет недостача,правильно?
Ну вот представим,что он сегодня деньги забрал и повез-а к ним сегодня же и пришли.Я хочу именно на этот случай подстраховаться.
То есть,Вы считаете,что 57 здесь не годится,правильно я понимаю?А я склонялась именно к нему,но не знала,что написать в РКО. 71 счет все-таки меня как-то смущает,именно в части назначения-для передачи в кассу офиса ведь,по сути.
И какого рода составить распоряжение о выдаче? Выдать для передачи в кассу головной организации для последующей сдаче в банк?
Спасибо, Ольга, что напомнила о том, что я не спросил с самого начала.
У Вас обособленное подразделение на выделенном балансе?
Если у подразделения свой выделенный баланс, то очень удобно использовать счет 79.
Если другой регион и везти деньги неблизко, то лучше, действительно на время в пути завести деньги на 57-й счет. Логично и понятно. В пути всякое может случиться.
С другой стороны, 57 счет применяется, когда деньги не просто «в пути», но и за пределами ответственности организации или ее работников. Если что-то случается в пути у инкассаторов, за деньги отвечают инкассаторы. Если деньги послали по почте, за них отвечает почта и т.д.
В данном случае, деньги за пределы ответственности организации не выходят. Их берет директор под свою ответственность. Если он их «потеряет», то отвечать будет он. Так ведь? Организация будет решать это внутри себя.
Получается, что директор берет деньги под свою ответственность. Аналог — «под отчет». Вот мы снова пришли к счету 71.
Да, если у подразделения отдельный баланс, то 79 счет может помочь решить эту «дилемму».
Директор взял деньги в кассе обособленного подразделения, здесь проводка:
Дт 79 — Кт 50 — РКО на директора, основание «для передачи денег в головную кассу»
Директор поехал. Далее 2 варианта:
1) он привез деньги в тот же день. Проводка в головной бухгалтерии:
Дт 50 — Кт 79 — ПКО на директора, основание — «выручка из подразделения»
2) Если он привез на следующий день (через 2, 3 и т.д. дней):
Дт 57 — Кт 79 — в день, когда директор взял деньги в подразделении, основание — авизо от подразделения
Дт 50 — Кт 57 — в день, когда сдал деньги в кассу, ПКО на директора, основание «выручка из подразделения»
Александр,обособленное подразделение не выделено на отдельный баланс,без собственного р/с (иначе было бы чуть проще).
Да,спасибо большое,я поняла окончательно,в моем случае именно 71,а не 57 в таком случае-на период перевозки.
Спасибо Вам большое за подробную консультацию.
www.buhonline.ru
Кассовая дисциплина в 2017 году
Что это такое
Для того чтобы разобраться с понятием «Кассовая дисциплина» сначала необходимо понять различие между терминами «Кассовый аппарат» и «Касса»:
Кассовый аппарат (ККМ, ККТ) – это устройство необходимое для получения денежных средств от ваших клиентов. Таких устройств может быть сколько угодно и по каждому из них должны оформляться свои отчетные документы.
Касса предприятия (операционная касса) – это совокупность всех наличных операций (прием, хранение, выдача). В кассу поступает выручка, полученная, в том числе по кассовому аппарату. Из кассы осуществляются все наличные расходы, связанные с деятельностью предприятия и сдаются деньги инкассаторам для дальнейшей передачи в банк. Кассой может быть отдельное помещение, сейф в комнате или даже ящик в письменном столе.
Так вот все операции по кассе должны сопровождаться оформлением кассовых документов – что обычно и подразумевается под соблюдением кассовой дисциплины.
Кассовая дисциплина – это набор правил, которые необходимо соблюдать при осуществлении операций связанных с приемом, выдачей и хранением наличных денежных средств (кассовые операции).
Основными правилами кассовой дисциплины являются:
Кто должен соблюдать
Необходимость ведения кассовой дисциплины не зависит от наличия ККМ или выбранной системы налогообложения.
Вы можете не иметь кассовый аппарат, а просто выписывать БСО (бланки строгой отчетности), но при этом все равно должны соблюдать правила кассовый дисциплины. Правило здесь одно – если есть движения наличных денежных средств, то кассовую дисциплину нужно соблюдать.
Однако с июня 2014 года действуют упрощенный порядок ведения кассовой дисциплины , который в наибольшей степени коснулся индивидуальных предпринимателей.
Теперь ИП больше не обязаны вести кассу наравне с организациями и оформлять кассовые документы (ПКО, РКО, кассовая книга). Предпринимателям необходимо только формировать документы подтверждающие выплату заработной платы (расчетно-платежные и платежные ведомости).
Также согласно упрощенному порядку – ИП и малые предприятия (количество работников не более 100 человек и выручка не более 800 млн. рублей в год) больше
Все правила кассовой дисциплины перечислены в указаниях Банка России (Указание от 11 марта 2014 г. № 3210-У и Указание от 7 октября 2013 г. № 3073-У).
Кассовые документы
Операции по кассе должен проводить уполномоченный на это сотрудник (кассир), при его отсутствии эти функции может выполнять руководитель (ИП). При наличии нескольких кассиров назначается старший кассир.
Кассовые документы должен формировать главный бухгалтер или другое назначенное должностное лицо (руководитель, ИП, кассир и т.д.) с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета.
В 2017 году кассовые операции оформляются следующими документами:
- Приходный кассовый ордер (ПКО) – заполняется при каждом поступлении денег в кассу . Если наличность оформляется чеком кассового аппарата или бланком строгой отчетности, то разрешается составлять ПКО на общую сумму принятых наличных денег за рабочий день (смену).
- Расходный кассовый ордер (РКО) – заполняется при выдаче денег из кассы . При получении ордера (например, от сотрудника который отправился за покупкой канцтоваров) кассир должен убедиться, что РКО подписан главным бухгалтером (руководителем) и проверить документы, удостоверяющие личность сотрудника.
- Кассовая книга (форма КО-4) – в книгу заносятся данные по каждому приходному и расходному кассовому ордеру. В конце рабочего дня кассир должен сверить данные кассовой книги с данными кассовых документов и вывести сумму остатка наличных денег в кассе. Если в течения дня кассовых операций не было, то кассовая книга не заполнятся.
- Книга учета (форма КО-5) – заполняется только в случае, если на предприятии работает несколько кассиров. Записи в книгу заносятся в течение рабочего дня в момент передачи наличных денег между старшим кассиром и кассирами и подтверждаются их подписями.
- Расчетно-платежная ведомость и платежная ведомость – оформляются при выдаче заработной платы, стипендий и других выплатах работникам.
Примечание : в отношении обязанности ведения документации, установленной Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132 (формы КМ-1-КМ-9, ТОРГ-1-ТОРГ-31 и др.) Минфин указал, что с введением онлайн касс это необязательно (Письмо Минфина РФ от 16 сентября 2016 г. N 03-01-15/54413).
Кассовые документы можно вести в бумажной форме или в электронном виде:
- Документы на бумажном носителе оформляются от руки или с использованием компьютера (другой техники) и подписываются собственноручными подписями.
- Документы в электронном виде оформляются при помощи компьютера (другой техники) с обеспечением их защиты от несанкционированного доступа и подписываются электронными подписями.
- учет наличных денежных средств в кассе;
- распечатку отчетов из фискальной памяти контрольно-кассовой техники и использованных накопителей фискальной памяти;
- все документы, оформляющие кассовые операции (ПКО и РКО, кассовая книга, отчетность по ККМ и т.д.);
- выдаются ли кассовые чеки (БСО) клиентам (визуальное наблюдение, с применением видео- и аудио-фиксации).
- для ИП и должностных лиц организации – от 4000 до 5 000 рублей;
- для юридических лиц – от 40 000 до 50 000 рублей.
- перед тем как составлять годовую бухгалтерскую отчетность (п. 27 Положения о бухучете, приказ Минфина от 29.07.1998 № 34н);
- перед сменой МОЛ (п. 1.5 Методических указаний);
- если обнаружены хищения (п. 1.5 Методических указаний);
- если произошли чрезвычайные ситуации, такие как пожар, авария и т. п. (п. 1.5 Методических указаний);
- если организация ликвидируется (реорганизуется) (п. 1.5 Методических указаний).
- сроки проведения;
- место проведения;
- участки и объекты, которые будут проверены;
- состав инвентаризационной комиссии.
- представителей руководства организации;
- бухгалтера;
- других специалистов.
- Экземпляр для бухгалтерии.
- Экземпляр для прежнего МОЛ.
- Экземпляр для нового МОЛ или лица, временно исполняющего его обязанности.
- проверить правильность ведения кассовых операций (полнота и корректность заполнения ордеров и кассовой книги, наличие документов, подтверждающих отражение операций, и т.п.);
- проконтролировать реальность текущего учета (соответствие фактических остатков наличности информации, отраженной в оборотно –сальдовой ведомости);
- выявить ошибок в расчетах (проверка математической правильности расчетов);
- проконтролировать сохранность наличности и денежных документов;
- проверка соблюдения правил материальной ответственности кассиров и руководителей (заведующий кассой, старший кассир и т.п.). Читайте более подробно: → Договор о материальной ответственности кассира (образец) в 2018
- ежегодно, перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, следует проинвентаризировать кассу и подать в бухгалтерию информацию об остатках наличности и денежных документов;
- в случае, если произошла смена МОЛа (уволен завкассой, кассир переведен на другую должность и т.п.), обязательно нужно провести инвентаризацию кассы с целью проверки сохранности наличности;
- инвентаризация кассы обязательна по факту проведения любой из форм реорганизации компании (слияние, поглощение, смена правовой формы и т.п.), а также при ликвидации и банкротстве;
- в ситуации, когда на предприятии установлены факты хищений и злоупотреблений со стороны работников кассы, то на основании соответствующих актов следует провести инвентаризацию.
- дату проверки. Если речь идет о комплексной инвентаризации всех касс предприятия (например, проверка касс сети магазинов), то целесообразно составить график, в котором указать дату проведения проверок конкретной кассы, а также общий период инвентаризации;
- состав инвентаризационной группы. Членами проверяющей группы могут быть сотрудники бухгалтерии, подразделений аудита, финансового мониторинга и безопасности, а также работники прочих отделов контроля. Инвентаризировать кассу запрещено сотрудникам взаимозависимых с кассой подразделений;
- документ, утверждающий результаты проверки (см. → акт по форме ИНВ-15).
- все расходные и приходные ордера переданы в бухгалтерию;
- денежные средства и документы, находящиеся в кассе и переданные под ответственность кассира, оприходованы;
- наличность, выданная из кассы, списана, о чем имеются соответствующие подтверждающие документы.
- сумма наличности и денежных документов соответствует информации, указанной в оборотно-сальдовой ведомости;
- выявлен излишек денег;
- обнаружена недостача наличности.
- При оформлении бланка обязательно заполнение необходимых реквизитов: наименование предприятия, код КВЭД, основание для проведения инвентаризации (номер, дата приказа), номер, дата акта, а также дату, на которую проводилась проверка. Подчеркнем, что акт об инвентаризации составляется в день ее проведения, не позже;
- В основной части акта проверяющий указывает учетную и фактическую сумму денежных средств и документов. Оба показателя отражаются в разрезе видов наличности и документов (отдельно наличность, марки, ценные бумаги и т.п.). Суммы должны быть указаны как цифрами, так и прописью;
- По факту проверке в акте отражается информация о выявленных излишках/недостача (при наличии). В случае, если учетные данные о средствах и документах соответствуют с их фактическим наличием, то в графа «Излишки», «Недостача» ставятся прочерки;
- Обратная сторона бланка содержит информацию, касающуюся объяснений МОЛом причин выявленных недостачи (излишков), а также решение руководителя организации по данному вопросу (выговор, увольнение, необходимость погашения сумму недостачи за счет ответственного лица или предприятия и т.п.).
- членов комиссии, утверждающих акт;
- МОЛа, подтверждающего факт ответственного хранения ценностей, перечисленных в акте (дополнительная подпись – в случае объяснения причин излишков/недостачи);
- руководителя под решением, принятым в отношении выявленных излишков/недостачи.
- при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также в случаях, предусмотренных законодательством при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
- при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
- при установлении фактов хищений, злоупотреблений, порчи ценностей;
- при форс-мажорных обстоятельствах, в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций;
- при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса и в других случаях, предусмотренных законодательством РФ или нормативными актами Минфина (основание - п. 1.5 Методических указаний № 49).
- для усиления системы внутреннего контроля на предприятии;
- выявления причины возникшей ошибки в учете;
- по требованию ревизоров, следственных и контрольных органов.
- представители администрации организации;
- работники бухгалтерской службы;
- представители службы внутреннего аудита или сотрудники независимых аудиторских компаний;
- сотрудники службы безопасности или другие специалисты компании (экономисты, менеджеры и др.).
- Дебет 50 Кредит 91-1 - Выявлена сумма излишка в кассе;
- Дебет 94 Кредит 50 - Выявлена сумма недостачи в кассе;
- Дебет 73 Кредит 94 - Выявленная недостача в кассе отнесена на виновных лиц;
- Дебет 91-2 Кредит 94 - Возмещена (погашена) недостача наличных денежных средств в операционной кассе за счет прочих расходов организации.
- При передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также в случаях, предусмотренных законодательством при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия.
- Перед составлением годовой бухгалтерской отчётности.
- При смене материально ответственных лиц (на день приёмки-передачи дел).
- При установлении фактов хищений, злоупотреблений, порчи ценностей.
- В случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями.
- При ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса и в других случаях, предусмотренных законодательством РФ или нормативными актами Минфина.
- Приказ руководителя или лица, его замещающего. Приказом утверждается состав комиссии, которая непосредственно проводит опись денег в кассе. Все члены комиссии знакомятся с приказом под подпись.
- Вместо приказа руководителя о проведении описи может выступать решение учредителя или протокол собрания собственников. Эти документы обладают полноценной юридической силой в решении вопросов такого плана. К тому же вакансия руководителя не всегда бывает закрыта.
- В кассе организации помимо денег хранятся ещё и ценные бумаги, в том числе бланки строгой отчётности. Их необходимо сдать в бухгалтерскую службу под расписку. В этой же расписке указываются сведения о том, что сумма наличных денег в кассе полностью подтверждена соответствующими документами (чеками, квитанциями, талонами, актами).
- Проведение процедуры инвентаризации. Происходит сопоставление данных, указанных в подтверждающих документах, с наличной суммой в кассе. В идеале всё должно совпасть.
- Заполнение бланка ИНВ-15. Подписи членов комиссии и материально ответственного лица - обязательны.
- Доведение до сведения руководства результатов описи.
- Один бланк ИНВ-15 передаётся в бухгалтерскую службу, второй вручается лицу, ответственному за сохранность денег в кассе.
- Нарушение установленного лимита остатка денег в кассе.
- Ошибки и нарушения при заполнении приходных и расходных ордеров.
- Излишек или недостача денег.
Напоминаем , что такие отчетные документы как: КУДИР, Книга учета БСО и документы, связанные с применением кассового аппарата (отчет и журнал кассира-операциониста) к кассовой дисциплине не относятся .
Лимит остатка по кассе в 2017 году
Лимит остатка по кассе – это максимально допустимая сумма наличных денег, которая может храниться в кассе предприятия на конец рабочего дня (иногда лимит ещё называют переходящий остаток).
Все наличные деньги сверх установленного лимита необходимо сдавать в банк. Исключение из этого правила допускается в дни выплаты зарплат, стипендий, а также в выходные и нерабочие праздничные дни (если в это время проводились кассовые операции).
Советуем отнестись к процедуре установления лимита по кассе очень внимательно. Если вы не установите лимит, он будет равным 0 , и соответственно любая сумма наличных денег в кассе на конец рабочего дня будет считаться сверхлимитной .
Хранение денег в кассе сверх установленного лимита является одним из нарушений кассовой дисциплины, за которые могут привлечь к административной ответственности и выписать штраф.
Как рассчитывается лимит остатка наличных денег по кассе
Порядок расчета лимита остатка по кассе представлен в приложении к Указанию Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.
Согласно нему в 2017 году лимит остатка по кассе можно рассчитать одним из двух способов:
Вариант 1. Расчет исходя из объема поступлений в кассу наличных денег
В этом случае применяется формула:
L – лимит остатка наличных денег в рублях;
V – объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги за расчетный период в рублях (вновь созданные ИП и организации указывают ожидаемый объем поступлений).
P – расчетный период, за который учитывается объем поступлений наличных денег (при его определении можно взять любой период времени, например месяц в котором были наиболее пиковые объёмы поступлений наличности). Расчетный период должен быть не более 92 рабочих дней
N c – период времени между днем в который были получены наличные деньги и днём сдачи этих денег в банк. Данный период не должен превышать 7 рабочих дней, а в случае отсутствия банка в населенном пункте – 14 рабочих дней. Например , если деньги сдаются в банк один раз в 3 рабочих дня, то N c = 3. При определении N c могут учитываться местонахождение, организационная структура, специфика деятельности (сезонность, режим рабочего времени и т.д.).
Пример расчета . ООО «Компания» занимается розничной торговлей. Руководство организации решило установить лимит остатка по кассе на 2017 год, взяв за расчетный период – декабрь 2016 года. В декабре компания отработала 21 день и получила наличную выручку в размере 357 000 рублей. При этом кассир организации сдавал выручку в банк один раз в 2 дня. Лимит остатка по кассе в этом случае будет равен: 34 000 руб. (357 000 руб. / 21 дн. x 2 дн.).
Вариант 2. Расчет исходя из объема выдач наличных денег из кассы
Данный способ как правило используют ИП и организации, которые не получают наличные в процессе деятельности, но периодически снимают деньги в банке (например для расчетов со своими поставщиками).
R – объем выдач наличных денег за расчетный период в рублях (за исключением сумм, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других перечислений работникам). Вновь созданные ИП и организации указывают ожидаемый объем выдач наличных денег;
P – расчетный период, за который учитывается объем выдач наличных денег (при его определении можно взять любой период времени, например месяц в котором были наиболее пиковые объёмы выдач наличности). Расчетный период должен быть не более 92 рабочих дней , при этом его минимальное значение может быть любым.
N n – период времени между днями получения денег в банке (за исключением сумм, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам). Данный период не должен превышать 7 рабочих дней, а в случае отсутствия банка в населенном пункте – 14 рабочих дней. Например, если деньги снимаются в банке один раз в 3 рабочих дня, то N n = 3.
Пример расчета . ООО «Компания» занимается розничной торговлей. Наличную выручку общество не принимает, покупатели расплачиваются через банк. Однако периодически компания снимает наличные деньги в банке для расчетов с поставщиками. Руководство организации решило установить лимит остатка по кассе на 2017 год, взяв за расчетный период – декабрь 2016 года.
В декабре компания отработала 21 день и получила в банке наличных денег в размере 455 700 рублей. При этом кассир организации получал наличные в банке один раз в 4 дня. Заработная плата из кассы не выдавалась. Лимит остатка в этом случае будет равен: 86 800 руб. (455 700 руб. / 21 дн. x 4 дн.).
Приказ для установления лимита по кассе
После того как вы рассчитаете лимит остатка наличных денег по кассе, необходимо издать внутренний приказ, утверждающий сумму лимита. В приказе можно указать срок действия лимита, например – 2017 год (образец приказа).
Обязанность каждый год переустанавливать лимит законом не предусмотрена, поэтому если в приказе срок действия не указан, то установленные показатели можно применять как в 2017 году, так и далее до тех пор, пока вы не издадите новый приказ.
Упрощенный порядок
Начиная с 1 июня 2014 года – ИП и малые предприятия (количество работников не более 100 человек и выручка не более 800 млн. рублей в год) больше не обязаны устанавливать лимит остатка наличных денег по кассе.
Для того чтобы отменить лимит по кассе, необходимо издать специальный приказ. Он должен быть основан на Указании Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У и обязательно содержать формулировку: «Хранить наличные денежные средства в кассе без установления лимита остатка в кассе» (образец приказа).
Выдача наличных денег подотчетным лицам
Подотчетные деньги – это деньги, которые выдаются подотчетным лицам (работникам) на командировки, представительские расходы и хозяйственные нужны.
Выдать деньги под отчет можно только на основании заявления от сотрудника . В нем он должен указать: сумму денег, цель их получения и срок, на который они берутся. Заявление пишется в произвольной форме и обязательно должно быть подписано руководителем (ИП).
Если сотрудник потратил свои личные деньги то ему необходимо их компенсировать, в этом случае также пишется заявление, но с другой формулировкой (образцы заявлений).
Примечание : желательно чтобы в заявлении была строчка: «У сотрудника отсутствует задолженность по ранее выданным авансам» (так как по закону нельзя выдавать деньги под отчет сотрудникам которые не отчитались по предыдущим авансам).
В течение 3-х рабочих дней после окончании срока, на который были выданы денежные средства (или со дня выхода на работу) работник должен представить бухгалтеру (руководителю) авансовый отчет с приложением документов подтверждающих совершенные расходы (чеки ККМ, товарные чеки и т.д.).
Иначе, денежные средства выданные сотруднику нельзя будет зачесть в расходы и соответственно уменьшить налог. Более того, если не будет подтверждающих документов, то с выданной суммы придётся удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы.
Ограничение наличных расчетов
Ещё одним важным правилом кассовой дисциплины является соблюдение ограничения наличных расчетов между субъектами предпринимательской деятельности (ИП и организации) в рамках одного договора суммой не более 100 тыс. рублей .
При расчетах с физическими лицами данное ограничение не действует. Также не нужно соблюдать этот лимит при выдаче работникам из кассы зарплаты, социальных выплат и подотчётных сумм (за исключением случаев, когда подотчетное лицо совершает сделку от имени организации на основании доверенности).
Обратите внимание : из наличной выручки нельзя погашать займы, выплачивать дивиденды и оплачивать аренду недвижимости.
Деньги из кассы на личные нужды
Все что зарабатывает организация, является её собственностью. Поэтому даже если в ООО всего один учредитель, то он все равно не имеет права распоряжаться деньгами организации по своему усмотрению. Соответственно брать из кассы наличные деньги на свои личные нужды учредителям нельзя.
Индивидуальные предприниматели в отличие от ООО имеют право в любой момент времени брать наличные деньги из кассы или снимать с расчетного счета. Суммы, которые ИП может тратить на свои личные нужды, не ограничены (самое главное не допускать задолженностей по уплате налогов и страховых взносов).
Примечание : если ИП не издал приказ отменяющий ведение кассовых документов, то при получении наличных денег из кассы ему необходимо оформлять РКО с формулировкой: «Выдача денежных средств предпринимателю на собственные нужды» или «Передача предпринимателю доходов от текущей деятельности» .
Проверка кассовой дисциплины налоговыми органами
До 2012 года контроль над соблюдением правил кассовой дисциплины возлагался на банки. Теперь эту функцию выполняют работники Федеральной Налоговой службы.
Осуществляя выездную проверку, они могут проверить:
Штрафы за нарушение правил кассовой дисциплины
За несоблюдение правил ведения кассовой дисциплины и нарушения порядка работы с денежной наличностью предусмотрен штраф по статье 15.1 КоАП РФ:
Денежные средства в кассе организации находятся на особом учете, потому что деньги - это наиболее ликвидные активы предприятия и они чаще являются объектом хищения, чем другие виды имущества. Именно поэтому проводить регулярную инвентаризацию денежных средств в интересах компании. О том, как правильно это сделать, читайте в статье.
Инвентаризация кассы проводится в соответствии с приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49 «Об утверждении методических указаний. » (Методические указания).
Не забудьте с материально ответственными работниками (МОЛ), которые имеют доступ к денежным средствам и документам, в обязательном порядке заключить договоры о полной материальной ответственности. Если такой договор не заключен, то в случае выявления недостачи организация не сможет удержать с работника сумму ущерба в полном размере (ст. 241 – 244 Трудового кодекса РФ).
Когда процедура обязательна
Инвентаризация денежных средств в кассе производится:
В остальных случаях инвентаризация кассы (2017) осуществляется в те сроки, которые установит руководитель своим приказом.
Порядок и сроки проведения инвентаризации кассы за 5 шагов
Шаг 1. Вначале издается приказ руководителя, в котором определяются:
Такое распоряжение можно составить по форме № ИНВ-22 (скачать его унифицированный бланк можно в конце статьи).
Следует помнить, что любое решение - либо использовать унифицированные формы, либо отказаться от них и разработать собственные документы - должно быть закреплено в учетной политике.
Если предприятие достаточно большое и, например, имеет магазины в разных городах, то для одновременного контроля всех касс создаются инвентаризационные комиссии. Комиссия должна состоять не менее чем из двух человек.
В ее состав обязательно включают:
Недопустимо формировать комиссию только из работников сторонней организации (например, представителей аутсорсинговой компании или аудиторской фирмы).
Работника, ответственного за сохранность денежных средств, в состав комиссии также не включают. Он может только находиться там, где проводится ревизия, наблюдать за ее процессом и подписывать инвентаризационную опись.
Если при проведении мероприятия по контролю отсутствует хотя бы один член комиссии, ее результаты будут признаны недействительными.
Образец заполнения приказа об инвентаризации кассы
Шаг 2. Перед началом ревизии МОЛ обязаны расписаться в акте инвентаризации наличных денег по форме № ИНВ-15. Таким образом они подтвердят, что к началу процедуры вся документация сдана в бухгалтерию.
Шаг 3. Инвентаризация денежных средств в кассе заключается в пересчете денежных купюр, монет и денежных документов. Комиссия пересчитывает деньги и сверяет сумму с остатком по кассовой книге. Если какие-либо приходные и(или) расходные кассовые ордера не отражены в кассовой книге в течение дня, то указанные в них суммы также учитываются при расчете.
Шаг 4. Результаты такого пересчета оформляются в акте, составленном комиссией по форме № ИНВ-15, утв. постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 . Акт распечатывается в двух экземплярах, в них ставят свои подписи все члены комиссии и МОЛ.
Шаг 5. Если в ходе проверки были выявлены недостачи и(или) излишки денежных средств, информация об этом обязательно вносится в акт инвентаризации. На его оборотной стороне МОЛ указывает причины выявленных излишков и недостач.
Проведение инвентаризации денежных средств в кассе в 2018 году
Инвентаризация денежных средств, находящихся в кассе - обязательная процедура, проводимая с целью контроля правильности ведения кассовых операций. Процедура инвентаризации кассы имеет ряд особенностей, которые мы подробно рассмотрим в сегодняшней статье.
Инвентаризация денежных средств в кассе: цели и задачи
Субъекты хозяйствования, имеющие кассу и хранящие в ней наличность и денежные документы, обязаны периодически проводить инвентаризацию кассы. Организации и предприниматели инвентаризируют кассу с целью:
Регламент инвентаризации, нормативные документы, сроки
Инвентаризируя кассу фирмы, следует руководствоваться нормативными документами, регламентирующими данную процедуру. Удостоверьтесь, что проводимая инвентаризация осуществляется в соответствие с положениями ФЗ-402 «О бухучете» и приказа Минфина № 34н. Однако, основным документом, на который следует опираться при инвентаризации кассы, является Методология, утвержденная приказом Минфина №49. Читайте также статью: → «Нужен ли кассовый аппарат для ИП и ООО на УСН в 2018»
В соответствии с вышеперечисленными документами необходимо разработать внутренний нормативный акт, который будет регламентировать процедуру инвентаризации в конкретной организации. Данный документ может быть выпущен отдельно (Положение об инвентаризации кассы ) либо быть частью общего Порядка проведения инвентаризации на фирме. Кроме того, Положение об инвентаризации кассы может быть оформлено как часть учетной политики. Это целесообразно делать в случае, если речь идет о небольшой фирме или ИП.
Отдельно стоит поговорить о сроках инвентаризации кассы. Законодательством не утверждена периодичность проверки ведения кассовых операций. Каждая организация вправе проводить проверки по своему усмотрению, соблюдая при этом утвержденные внутренние положения. При этом следует знать, что законом утверждены случаи обязательной проверки кассы. Вот основные из них:
При оформлении Положения об инвентаризации кассы на предприятии следует учитывать все вышеперечисленные случаи. Целесообразно составить документ в виде графика, в котором указать даты проверки кассы, а также отдельно описать случаи обязательных ревизий в соответствие с законодательными требованиями.
Как проинвентаризировать кассу: пошаговая инструкция, документы, проводки
Этап 1. Подготовка к инвентаризации
Подготовительный этап проверки кассы начинается с издания приказа о ее проведении. В документе следует указать:
Этап 2. Процедура проверки
В день проверки члены инвентаризационной группы являются в кассу. На момент проведения проверки все кассовые операции должны быть прекращены, а именно:
В случае, если на момент начала проверки кассир не передал в бухгалтерию часть приходных или расходных ордеров, то их следует подать контролерам для проверки. Также кассир обязан передать проверяющим документ, отражающий информацию об остатках денег и документов в кассе (оборотно-сальдовая ведомость). Читайте также: → бухгалтерские оборотные ведомости (построение и назначение)
Далее проверяющие переходят к основному этапу инвентаризации, а именно к пересчету наличности и денежных документов. Присутствие всех членов инвентаризационной комиссии – обязательное условие для проведения данной процедуры. Пересчет денег может осуществляться как вручную, так и с использованием ККТ. По факту пересчета проверяющий сравнивает полученный результат с данными, указанными в оборотно-сальдовой ведомости.
Этап 3. Оформление результатов.
По факту проверки возможен один из результатов проверки, а именно:
Вне зависимости от результата инвентаризации, проверяющие обязаны оформить результат проверки актом по форме ИНВ-15. Расскажем о некоторых особенностях заполнения бланка ИНВ-15:
Обязательное условие для признания акта инвентаризации действительным – наличие всех необходимых подписей, а именно:
Этап 4. Учет результатов инвентаризации.
В случае, если какие-либо отклонения по результатам инвентаризации выявлены не были, то отражать результаты проверке в учете не нужно. Если же в кассе выявлены излишки или обнаружена недостача, то этот факт необходимо отразить в учете.
Выявленный излишек средств относится в счет прочих доходов компании: Дт 50 Кт 51. Что касается недостачи, то их сумма может быть покрыта как за счет виновного сотрудника, так и за счет средств организации. Читайте также статью: → «Нужен ли кассовый аппарат для ЕНВД в 2018»
Инвентаризация кассы
С какой целью и в каких случаях проводится инвентаризация кассы? Кто проводит инвентаризацию кассы? Каков порядок оформления результатов? Ответы на эти вопросы - в статье.
Цель проведения инвентаризации кассы - проверка правильности и реальности текущего учета кассовых операций, выявление ошибок в расчетах, контроль над сохранностью денежных средств и денежных документов в кассе, соблюдение принципа материальной ответственности должностных лиц.
В каких случаях проводится инвентаризация кассы?
Существует два вида инвентаризаций кассы - плановая инвентаризация и внеплановая (внезапная) ревизия кассы.
Плановая инвентаризация кассы осуществляется в случаях, установленных нормативно-правовыми актами, ее сроки и регламент проведения утверждаются заранее в учетной политике и других дополнительных распорядительных документах организации.
Так, обязательно проведение инвентаризации кассы:
Внеплановая инвентаризация кассы (ревизия), напротив, проводится внезапно, неожиданно для материально ответственного лица с целью проверки его добросовестности и компетентности. Например, ревизии кассы осуществляется:
Действующим законодательством не определены сроки проведения внезапной (внеплановой) инвентаризации кассы, поэтому организациями и предпринимателями они определяются самостоятельно. В приказе о внеплановой инвентаризации следует указать причину проведения такой инвентаризации кассы.
Кто проводит инвентаризацию кассы?
Для проведения инвентаризации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии (основание - п. 2.2 Методических указаний N 49).
Состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель. Документами о составе комиссии могут быть приказ, постановление, распоряжение и т п. (основание - п. 2.3 Методических указаний N 49).
В состав инвентаризационной комиссии включаются:
Следует иметь в виду, что отсутствие даже одного утвержденного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания ее результатов недействительными (основание - п. 2.3 Методических указаний № 49).
Нормативные документы не обязывают ежегодно переиздавать приказ о составе инвентаризационной комиссии в том случае, если в организации отсутствовали кадровые перестановки.
Порядок проведения инвентаризации кассы
Непосредственно перед началом проведения инвентаризации все кассовые операции прекращаются, комиссии предоставляются последние приходные и расходные кассовые документы. Материально ответственные лица подтверждают, что все расходные и приходные документы сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, все ценности, поступившие под их ответственность, оприходованы, все выбывшие средства списаны в расход.
Далее проводится сама инвентаризация кассы, которая включает в себя полный подсчет имеющейся наличности в кассе. Пересчет денег производится под строгим наблюдением всех членов комиссии. Выявленную сумму денежных средств сравнивают с остатками по данным первичных документов и бухгалтерской программы, обязательно проверяются и показатели ККМ.
В то случае, если в организации осуществляются наличные расчеты с применением ККМ, инвентаризация кассы начинается с проверки фактического наличия в операционных кассах контрольно-кассовой техники, при этом должны быть в наличии документы, связанные с приобретением, регистрацией и вводом в эксплуатацию каждой ККМ.
На практике возможны три варианта результата инвентаризации кассы: соответствие данных учета фактическому наличию денежных средств, выявлена недостача, обнаружен излишек денежных средств в кассе.
Оформление результатов проведения инвентаризации кассы
Для оформления результатов инвентаризации денежных средств в кассе, а также разных ценностей и документов (наличных денег, марок, чеков (чековых книжек) и других), находящихся в кассе могут оформляться «Акт инвентаризации наличных денежных средств» по форме ИНВ-15 и «Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности» по форме ИНВ-16.
Результаты проведенной инвентаризации денежных средств в кассе оформляются актом в двух экземплярах и подписываются всеми членами комиссии и лицами, ответственными за сохранность ценностей, и доводятся для сведения руководителя организации. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, второй остается у материально ответственного лица.
При смене материально ответственных лиц акт составляется в трех экземплярах. Один экземпляр передается материально ответственному лицу, сдавшему ценности, второй - материально ответственному лицу, принявшему ценности, и третий - в бухгалтерию.
Для отражения результатов внезапной проверки фактического наличия денежных средств, находящихся в кассе организации или предпринимателя, применяется «Акт о проверке наличных денежных средств кассы» по форме № КМ-9.
Фактический остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными журнала кассира-операциониста, оформляемого по форме № КМ-4. При расхождении результатов сумм на контрольной ленте с суммой наличных денежных средств устанавливается причина расхождения, а выявленные недостачи или излишки заносят в соответствующие графы журнала кассира-операциониста, затем оформляется «Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины» по форме № КМ-1. Применение акта по форме КМ-1 обязательно при использовании ККТ (основание – Письмо ФНС России от 23.06.2014 N ЕД-4-2/11941).
В том случае, если в результате проведения инвентаризации кассы была выявлена недостача, руководителем принимается решение об удержании суммы недостачи с материально ответственного лица или если в недостаче нет вины кассира или она не доказана о списании недостачи за счет средств организации. Решение руководителя отражается на оборотной стороне акта.
Недопустимо хранение личных денежных средств работников в кассе организации, потому что не только недостача, но и излишек денег в кассе является нарушением кассовой дисциплины. Выявленные в кассе излишки денежных средств должны быть изъяты комиссией, оприходованы и также отражены в акте. Помарки, подчистки и исправления в инвентаризационных описях запрещены (основание - п. 2.9 Методических указаний № 49).
В бухгалтерском учете результаты инвентаризации кассы в зависимости от ее результата оформляются проводками:
В заключении хочется сказать о том, что своевременно проведенная инвентаризация денежных средств в кассе - это прежде всего залог сохранности денежных средств компании, поэтому к процедуре инвентаризации кассы всегда стоит подходить со всей серьезностью и должной основательностью.
Ольга Ульянова
,
эксперт по вопросам бухгалтерского, налогового и управленческого учета, финансовый директор и совладелица консалтинговой компании «ЭКВИТИ ОМ» (сервис-паровоз). Имеет два высших образования - экономическое и юридическое. Стаж работы в холдинговых структурах, крупных международных компаниях на руководящих позициях (главный бухгалтер, финансовый директор, заместитель генерального директора по бухгалтерскому учету и аудиту, аудитор).
Самое полное руководство по инвентаризации кассы
Законом РФ предусмотрена процедура описи наличных денежных средств в кассе предприятия (ИП). И если есть касса - инвентаризации быть. Выясним, как правильно проводить ревизию наличных денег в кассе и какими документами оформлять её результаты.
Основные положения об инвентаризации кассы организации
Инвентаризация наличных денег в кассе проводится обязательно. Вопрос касается сроков. В одних случаях сроки проведения зафиксированы в локальных документах. Такая инвентаризация считается плановой, проводится по графику в удобные сроки (раз в неделю, месяц, год и т. д.). Внеплановая опись может начаться внезапно: по мере срочной необходимости. Эти моменты прописаны в Приказе Минфина РФ № 157н от 01.12.2010 (Инструкция № 157н).
Как часто проводить ревизию денежной наличности
Что в кассе заслуживает пристального интереса проверяющих? Во-первых, это наличные деньги. У разных субъектов хозяйствования сумма в кассе отличается. Однако все деньги должны находиться на строгом учёте. Во-вторых, это ценные бумаги и бланки строгой отчётности.
Помимо промежуточных контрольных сверок результатов по кассе, выделяют обязательные (согласно методическим указаниям под номером 49 от 13.07.1995 с изменениями и дополнениями. Актуально в 2017 году).
Кто может проверять соблюдение кассовой дисциплины
К проведению описи допускаются все заинтересованные лица, документально перечисленные в приказе руководителя. К ним могут относиться представители бухгалтерской службы, начальники отделов. И, конечно, сам руководитель. Ведь законность ведения кассовых операций, их точность и легальность - вот основные моменты финансового контроля в организации (ИП).
Обратите внимание: материально ответственное лицо в состав комиссии не включается, поскольку не может проверять само себя. МОЛ только присутствует при инвентаризации.
Порядок проведения ревизии наличных
Проверка наличных денег в кассе предприятия (ИП) предполагает чёткий алгоритм действий. В том числе при оформлении сопроводительных документов.
В первую очередь, принимается решение (плановое или по обстоятельствам) о проведении описи. Чтобы приступить к инвентаризации, необходимо действовать по приведённому ниже плану.
Как оформить документы при инвентаризации кассы
Бланк по форме ИНВ-15 используется для отображения результатов описи денег в кассе.
Правила оформления ИНВ-15
Если ревизия кассы плановая, то чистых бланков понадобится 2 экземпляра (для бухгалтерии и материально ответственного лица). В случае внеплановой проверки - 3 экземпляра. Бланки обязательно должны быть в наличии.
При проведении инвентаризации все кассовые операции приостанавливаются.
Все члены комиссии, перечисленные в приказе, обязательно должны присутствовать при описи.
Все записи в бланке ИНВ-15 делаются без помарок и подчисток. Если необходимо внести изменения в бланк описи, они согласовываются всеми членов комиссии. Пример заполнения первой страницы бланка приведён ниже.
В бланке ИНВ-15 при заполнении выделяют 3 блока. Первый - сведения об организации, второй - опись данных при инвентаризации, третий - заполнение объяснительной записки.
Заполнение оборотной стороны бланка ИНВ-15 заключается в изложении причин, вызвавших недостачи или излишки. Если сумма денег в кассе совпадает с данными бухгалтерского учёта, соответствующий раздел остаётся пустым.
Как должен оформляться приказ
Руководитель издаёт приказ о проведении описи денег в кассы. Форма приказа ИНВ-22. На основании утверждённого приказа комиссия получает доступ к автоматизированному рабочему месту ответственного лица. В том числе к сведению принимаются все документы на бумажном носителе (приходные и расходные ордера, кассовая книга).
Члены инвентаризационной комиссии пересчитывают имеющиеся в кассе наличные деньги и сверяют эту сумму с остатком по кассовой книге. Если есть ПКО и РКО, которые не внесены в кассовую книгу в течение дня, то отражённые в них суммы берутся в расчёт.
Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88 (ред. от 03.05.2000) «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту кассовых операций, по учёту результатов инвентаризации».
Бланк приказа о проведении пересчёта денег в кассе приведён ниже.
Образец заполнения сличительной ведомости
Отдельной ведомости сверки при ревизии наличности в кассе законом РФ не предусмотрено. Все записи такого плана делаются в заполняемом при инвентаризации бланке ИНВ-15. Форма этого бланка поделена на три блока.
В первый блок вносятся сведения организационного типа: наименование организации, данные приказа об инвентаризации. А вот второй блок бланка уже содержит сведения о результатах сверки. Итог получают путём сопоставления полученной суммы при подсчёте с данными бухгалтерского учёта. Если имеются расхождения, то указывается сумма разницы.
Третий блок бланка ИНВ-15 заполняется в том случае, когда обнаружена разница между фактической суммой и данными бухгалтерии. Материально ответственное лицо пишет объяснительную записку, где поясняет причины случившегося.
На предприятии выявлены нарушения: какая работа должна проводиться в этом случае
Типичные просчёты, выявляемые при описи денежных средств, делятся на три группы.
С итогами описи руководитель, или лицо его заменяющее, знакомится лично. Затем принимается решение, как поступить с виновным лицом. Это решение заносится в бланк ИНВ-15.
Срок хранения актов
Надо ответить, что все бланки по инвентаризации кассы хранятся до момента проверки налоговыми службами. Часто опись кассы проводится с участием представителей налоговой службы. В этом случае (при выявленных нарушениях) налоговики указывают в бланке ИНВ-15 свои меры наказания. Это, конечно же, штрафы.
Не стоит забывать об обязательном проставлении всех подписей на документах.
Работа для бухгалтера: проводки
Во время инвентаризации выявляются как излишек, так и недостача средств. Все эти нарушения придётся отлаживать бухгалтерской службе предприятия (ИП). В приказе Минфина РФ 34-н от 29 июля 1998 (с изменениями и дополнениями, актуально в 2017 году) указано, как это правильно сделать.
По правилам бухучёта нарушения, выявленные при описи кассы, делятся на три вида.
Как должны списываться излишки
Их приходуют по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации с отнесением на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение доходов у некоммерческой организации.
Руководители предприятий обязаны оборудовать кассу и обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк. В тех случаях, когда по вине руководителей предприятий не были созданы необходимые условия, обеспечивающие сохранность денежных средств при их хранении и транспортировке, они несут в установленном законодательством порядке ответственность.
Руководитель организации должен предоставить кассиру охрану при транспортировке денежных средств и ценностей из учреждений банков или сдаче в них и, в случае необходимости, - транспортное средство.
Помещение кассы должно быть изолировано, а двери в кассу во время совершения операций - заперты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается.
Кассы предприятий могут быть застрахованы в соответствии с действующим законодательством.
Все наличные деньги и ценные бумаги на предприятиях хранятся, как правило, в несгораемых металлических шкафах, а в отдельных случаях - в комбинированных и обычных металлических шкафах, которые по окончании рабочего дня закрываются ключом и опечатываются печатью кассира. Ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассиров, которым запрещается оставлять их в условленных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты.
При обнаружении утраты ключа руководитель предприятия сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к немедленной замене замка металлического шкафа.
Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данному предприятию, запрещается.
«Перед открытием помещения кассы и металлических шкафов кассир обязан осмотреть сохранность замков, дверей, оконных решеток и печатей, убедиться в исправности охранной сигнализации» Инструкция Центрального Банка России «О порядке ведения кассовых операций в РФ» от 22 сентября 1993 г., разд. 3 п.31 // Система Консультант Плюс.
В случае повреждения или снятия печати, поломки замков, дверей или решеток кассир обязан немедленно доложить об этом руководителю предприятия, который сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к охране кассы до прибытия их сотрудников. В этом случае руководитель, главный бухгалтер или лица, их заменяющие, а также кассир предприятия после получения разрешения органов внутренних дел производят проверку наличия денежных средств и других ценностей, хранящихся в кассе. Эта проверка должна быть произведена до начала кассовых операций.
О результатах проверки составляется акт в 4-х экземплярах, который подписывается всеми участвующими в проверке лицами. Первый экземпляр акта передается в органы внутренних дел, второй - отсылается в страховую компанию, третий - высылается в вышестоящую организацию (в случае ее наличия), а четвертый - остается у предприятия.
Единые требования по технической укрепленности и оборудованию сигнализацией помещений касс предприятий приведены в приложении № 3 к Порядку ведения кассовых операций в РФ.
Касса организации предназначена для хранения, выдачи и получения наличных денежных средств и денежных документов.
Порядок хранения, расхода и учета денежных средств в кассе установлен Положением о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ, утвержденным Центральным Банком РФ от 12.10.2011 г. № 373-П.
Согласно Положению мероприятия по обеспечению сохранности наличных денег при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке, порядок и сроки проведения проверок фактического наличия денежных средств в кассе определяются юридическим лицом.
Организации в кассе могут иметь наличные деньги в пределах лимитов, установленных организациями самостоятельно. Величина лимита рассчитывается по специальной формуле и зависит от объемов поступления выручки, расчетного периода, а также периода времени между днями сдачи наличных в банк (этот период не должен превышать семи рабочих дней). Об установленном лимите следует издать распорядительный документ (приказ, распоряжение).
Все денежные средства сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе организации обязаны сдавать в банк в порядке и сроки, согласованные с обслуживающими банками.
Хранение в кассе наличных денежных средств сверх установленных лимитов допускается в период выплаты заработной платы (в течение пяти рабочих дней) и в выходные (праздничные) дни, если в эти дни организация осуществляет кассовые операции.
Ответственность за соблюдение порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителя организации, главного бухгалтера и кассира. Кассир отвечает за сохранность денежных средств в кассе, с ним заключается договор о полной материальной ответственности.
Прием наличных денег в кассу организации производится по приходным кассовым ордерам, которые подписывают главный бухгалтер и кассир. Наличные денежные средства в кассу могут поступать в оплату счетов за проданную продукцию, работы и услуги от покупателей, от подотчетных лиц, из банка и прочих дебиторов.
Выдача наличных денег из кассы организации производится по расходным кассовым ордерам или другим надлежаще оформленным документам (платежным ведомостям, заявлениям на выдачу денег, счетам и др.), на которые ставится штамп с реквизитами расходного кассового ордера. Расходные кассовые ордера должны имеет подписи руководителя, главного бухгалтера и кассира. Из кассы организации производится выплата заработной платы, средств на командировочные и хозяйственные расходы, оплата услуг наличными.
Расчеты наличными денежными средствами ограничиваются ЦБ РФ суммой в 100 000 руб. по одному договору.
Все приходные и расходные кассовые ордера до передачи их кассиру для осуществления операций по ним регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов.
Все поступления и выдачи наличных денег из кассы организации кассир регистрирует в кассовой книге. Каждая организация ведет лишь одну кассовую книгу в двух экземплярах под копировальную бумагу. Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована, скреплена печатью и подписями руководителя и главного бухгалтера данной организации.
Записи в кассовую книгу производятся кассиром по каждому кассовому ордеру по мере совершения операций. В конце каждого рабочего дня кассир подсчитывает итоги совершенных операций, выводит остаток денег в кассе на конец дня и передает в бухгалтерию в качестве отчета второй экземпляр листа кассовой книги вместе с приходными и расходными документами под расписку в кассовой книге.
При автоматизированном учете отдельные листы кассовой книги формируются в виде двух регистров: «Вкладной лист кассовой книги», «Отчет кассира», содержание которых соответствует кассовой книги. В этом случае листы кассовой книги нумеруются автоматически и выводятся на печать.
Для учета наличия и движения денежных средств в кассе предназначен активный счет 50 «Касса».
Бухгалтерские записи по учету движения денежных средств в кассе организации представлены в табл. 5.2.
Таблица 5.2
Операции по учету движения денежных средств в кассе
|
Дебет счета |
Кредит счета |
Оценка, руб. |
||
|
Отражены суммы наличных денежных средств, поступивших в кассу |
Сумма поступления |
|||
|
Отражено поступление наличных денежных средств от покупателей и заказчиков в счет погашения задолженности |
Сумма задолженности |
|||
|
Отражено поступление кредита (займа) в кассу организации |
Сумма кредита |
|||
|
Отражен возврат работниками организации в кассу неизрасходованных сумм ранее выданных им под отчет |
Сумма долга |
|||
|
Сданы денежные средства из кассы организации на расчетный счет |
Сумма зачисления |
|||
|
Отражена выдача наличных денежных средств в счет погашения задолженности |
Сумма задолженности |
|||
|
Отражена выдача заработной платы работникам организации |
Сумма задолженности |
|||
|
Отражена выдача наличных денежных средств под отчет |
Сумма предстоящих расходов |
Предлагаем вашему вниманию журналы, издающиеся в издательстве «Академия Естествознания»
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ПО ЭКОЛОГИЧЕСКОМУ, ТЕХНОЛОГИЧЕСКОМУ И АТОМНОМУ НАДЗОРУ
ПРИКАЗ
О мероприятиях по обеспечению сохранности наличных денежных средств в Федеральной службе по экологическому, технологическому и атомному надзору
Утратил силу на основании
приказа Ростехнадзора от 29 июля 2014 года N 334
____________________________________________________________________
В соответствии с пунктом 1.11 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации , утвержденного центральным Банком Российской Федерации 12 октября 2011 года N 373-П (зарегистрировано в Министерстве юстиции Российской Федерации 24 ноября 2011 года, регистрационный N 22394), в целях обеспечения сохранности наличных денежных средств при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке, а также определения порядка и сроков проведения проверок фактического наличия наличных денежных средств в центральном аппарате, территориальных органах и подведомственных Федеральной службе по экологическому, технологическому и атомному надзору учреждениях
приказываю:
1. Утвердить прилагаемые Мероприятия по обеспечению сохранности наличных денежных средств в Федеральной службе по экологическому, технологическому и атомному надзору.
2. Руководителям территориальных органов и директорам подведомственных Ростехнадзору учреждений обеспечить выполнение Мероприятий по обеспечению сохранности наличных денежных средств в Федеральной службе по экологическому, технологическому и атомному надзору, утвержденных настоящим приказом.
3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя руководителя В.Б.Кузьмичева.
Руководитель
Н.Г.Кутьин
Мероприятия по обеспечению сохранности наличных денежных средств в Федеральной службе по экологическому, технологическому и атомному надзору
УТВЕРЖДЕНЫ
приказом Федеральной службы
по экологическому, технологическому
и атомному надзору
от 15 февраля 2012 года N 99
1. Мероприятия по обеспечению сохранности наличных денежных средств при ведении кассовых операций и хранении
1.1. Для обеспечения надежной сохранности наличных денежных средств и ценностей устанавливаются следующие требования к помещению кассы:
быть изолированным от других служебных и подсобных помещений;
иметь капитальные стены, прочные перекрытия пола и потолка, надежные внутренние стены и перегородки;
закрываться на две двери: внешнюю, открывающуюся наружу и внутреннюю, открывающуюся в сторону внутреннего расположения кассы;
оборудоваться специальным окошком для выдачи денег;
иметь сейф (металлический шкаф) для хранения денег и ценностей, который по окончании рабочего дня закрывается ключом и опечатывается печатью кассира. Ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассира;
располагать исправным огнетушителем.
1.2. Помещение кассы оборудуется охранной сигнализацией.
2. Мероприятия при транспортировке наличных денежных средств
2.1. Руководителем обеспечивается кассиру транспортное средство при транспортировке денежных средств из учреждений банков или сдаче в них.
2.2. При транспортировке денежных средств кассиру запрещается:
разглашать маршрут движения и размер суммы доставляемых денежных средств и ценностей;
следовать пешком, попутным или общественным транспортом;
посещать магазины, рынки и другие т.п. места;
выполнять какие-либо поручения и любым иным образом отвлекаться от доставления денег и ценностей по назначению.
3. Порядок и сроки проведения проверок фактического наличия наличных денежных средств
3.1. Проверка наличия денежных средств в кассе проводится по правилам, определенными Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств , утвержденным приказом Министерства финансов Российской Федерации от 13 июня 1995 года N 49 .
3.2. Проведение инвентаризации, плановых и внеплановых ревизий фактического наличия наличных денежных средств в кассе производится постоянно действующей инвентаризационной комиссией или иной комиссией, состав которой утверждается приказом руководителя.
3.3. Периодичность проведения проверки кассы утверждается приказом.
3.4. Отсутствие хотя бы одного члена такой комиссии при проведении проверки служит основанием для признания ее результатов недействительными.
3.5. По результатам инвентаризации, плановых и внеплановых ревизий комиссия составляет Акт инвентаризации наличных денежных средств (форма по ОКУД 0309014). В нем указывают выявленные недостачи или излишки ценностей в кассе и обстоятельства их возникновения.
3.6. Акт составляется не менее чем в двух экземплярах, каждый из которых подписывают все члены комиссии.
Электронный текст документа
подготовлен ЗАО "Кодекс" и сверен по:
рассылка
